SM Services Conseils -

adjointe administrative

Job offer number
SM00028
Title
adjointe administrative
Category
ADMINISTRATIVE SUPPORT
Area
Montreal
City
Laval

Description

Fonctions principales • Préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites; • Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes; • Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions des courtiers; • Commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire; • Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages; • Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information (EZ-MAX, ProspectWeb et autres logiciels) • Formuler et mettre en œuvre les modes de fonctionnement du bureau; • Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente; • Consigner et préparer les procès-verbaux des réunions; • Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires; • Compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités de recherche (registre foncier; rôle foncier, MLS…) • Surveiller et former, s'il y a lieu, les courtiers du bureau en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants; • Organiser, s'il y a lieu, des conférences et des happenings. • Se servir des réseaux téléphoniques pour acheminer et établir les communications téléphoniques telles que les appels interurbains, les appels en provenance de téléphones publics ou de radiotéléphones mobiles et les appels de personne à personne, organiser des téléconférences et offrir le service de relais téléphonique aux personnes ayant une déficience. • Contacter des clients potentiels pour tenter de leur vendre les services. En quelques minutes, voire quelques secondes, parvenir à déceler les besoins de ses interlocuteurs grâce à une série de questions ciblées. • Être à l’aise au téléphone pour parler avec les clients. Maitriser des scripts et avoir une belle énergie dans la voix au téléphone. • Préparer des présentations POWERPOINT • Préparer des listes sur Excel • Préparer des documents sur Word • Gérer les listes d’envoi de courriel et de courrier. • Tenir à jour la base de donnée des clients. • Se déplacer de temps en temps pour ouvrir la porte pour recevoir une visite sur une propriété. • Soumettre les demandes de visites pour les acheteurs et les vendeurs (immocontact) • Programmer des moteurs de recherche pour les acheteurs pour les listes automatisées.

Skills & Requirements:

parle Arabe, français et Anglais Avoir de l’experience en immobilier,notair, avocate

Condition of employment

 

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